Toolbox: Effectieve toolbox bijeenkomst houden – met focus op thuiswerken
Het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving, zowel op locatie als bij thuiswerken, begint bij het verstrekken van de juiste informatie aan medewerkers. Het herkennen van risico's en het informeren van werknemers is niet alleen een verplichting vanuit de wetgever, maar essentieel voor de VCA-certificering. Het organiseren van toolbox bijeenkomsten is een effectieve manier om het veiligheidsbewustzijn binnen de organisatie te vergroten. Hier geven wij enkele tips om een succesvolle toolbox bijeenkomst te organiseren.
Voorbereiding
Een gedegen voorbereiding vormt de basis voor een succesvolle bijeenkomst. Actuele incidenten of nieuwe ontwikkelingen, zoals veranderende regelgeving omtrent thuiswerken, bieden vaak relevante onderwerpen voor een toolbox. Overweeg ook de inzet van een leidinggevende, preventiemedewerker of een externe expert om de sessie te leiden. Het belangrijkste is dat medewerkers en leidinggevenden in gesprek gaan over veiligheid, zowel op kantoor als bij thuiswerken. Zorg ervoor dat alle deelnemers op de hoogte zijn van de tijd, locatie en duur van de bijeenkomst. Een sessie van 15 tot 20 minuten is doorgaans voldoende.
Bij het gebruik van presentaties is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alles technisch in orde is. Verschillende sectoren bieden kant-en-klare hulpmiddelen, zoals video's en presentaties, die u kunt inzetten. Op onze website vindt u bovendien diverse onderwerpen die aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Een interactieve aanpak, zoals het bespreken van foto's van risicovolle situaties, kan ook zeer effectief zijn. Het doel blijft altijd om de boodschap helder en effectief over te brengen. Vergeet daarbij niet om een aanwezigheidslijst bij te houden.
Tijdens de bijeenkomst
Zorg tijdens de toolbox voor een heldere, positieve boodschap en stimuleer medewerkers om ervaringen uit te wisselen, ook over de specifieke risico’s die gepaard gaan met thuiswerken. Blijf concreet en richt de discussie op situaties die relevant zijn voor de organisatie. Vragen die niet direct beantwoord kunnen worden, dienen genoteerd te worden, zodat er later op teruggekomen kan worden. Sluit af door aan te geven welke suggesties of vragen verder opgepakt worden.
Afsluiting
Vraag aan het einde van de bijeenkomst om feedback van de deelnemers en inventariseer welke onderwerpen de volgende keer behandeld kunnen worden. Zorg ervoor dat iedereen de aanwezigheidslijst heeft getekend en bewaar een overzicht van de behandelde onderwerpen. Dit laat zien dat uw organisatie actief bijdraagt aan een veilige werkomgeving, zowel op kantoor als bij thuiswerken.
Heeft u vragen? Onze experts staan klaar om u verder te helpen.